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贸易系统概述


出口贸易管理系统

无论是出口贸易商还是制造业之外贸部门,从产品管理→询价→报价→接单→采购→出货→追踪→账款→统计分析,各流程间皆涉及了繁琐的沟

通工作(与客户沟通、工厂沟通、内部跟单沟通),以及信息的移转(Quotation转S/C、S/C转P/O、S/C转Packing&Invoice、Invoice转A/R、

A/P等)。而因不同人员跟进不同事件或人员异动等状况更令业务跟进工作变的复杂,甚至与客户或工厂的交易历史价格都无法在短时间内得到

结果。手工作业已无法满足当今的业务需求,如何让业务流程简化而提升工作效率?最简单快捷的方法就是导入外贸管理系统。


钜茂专家ERP之出口贸易管理系统可让您的工作从此变的得心应手,掌控业务流程中的每个环节信息,大幅度降低在沟通、查找资料以及制作单

据上的工作量与时间,从而快速提升工作效率。本系统依出口贸易实务作业流程,结合贸易商多年的专业实务规划心得研发而成,已累积五千多

家出口贸易商导入外贸ERP的成功经验,适用于一般进出口贸易商(杂货/礼品/工艺品/文具/玩具/日用品/电子/仪器/机械/电机/五金工具/汽机

车零组件/运动器材等行业)以及制造业之国际贸易部门,是一套不可多得的外贸软件


出口贸易系统


贸易软件特色


出口贸易管理软件系统

多公司别管理但基本数据可设定共享否,可针对用户设定可操作公司别权限,如A公司人员不可看到B公司单据资料而主管可看到所有公司资料。

同一公司可针对不同单据设定不同公司抬头,如S/C(P/I)、INVOICE等用香港公司抬头,而P/O则用大陆公司抬头。

系统自带SHIPPING MARK编辑器,自动嵌入到S/C(P/I),PACKINGLIST,INVOICE。

可针对客户作信用额度控管。

结合图片进行产品管理,可控管不同类别的产品规格描述,如对供应商用中文,对客户用英文描述单个产品项目可记录多家供应商产品报价,或

一家供应商多种报价。

可控管产品的组合关系,成品接单与出货,零配件自动分配独立下单采购。

产品编码可对应不同的供应商产品编码与客户产品编码。

可透过产品大类查看该大类的产品、客户、厂商等资料。

可产生图文并茂多种格式的QUOTATION、S/C(P/I)、P/O。

库存系统整合,可随时查看产品的库存状况。

多角度的出货异常等状况分析(依产品、客户、厂商、日期、业务)。

依不同角度设定目标管理及提供3年度各种业绩比较,可自动生成统计图表。

更多功能特色请查阅系统介绍,谢谢!


贸易系统详细介绍


客户管理/厂商管理

包括客户关系管理CRM,客户唛头输入,除可绘制菱形、三角形、圆形等图形之外,亦可连接图档,并设定自动读取资料 ,如Customer P/O

No.、目地港、C/NO.、Item No.、......等,以利后续S/C、 P/O、Shipping唛头的完整产生及打印。

针对客户交易产品个别记录管理其客户对应产品编号、产品描述、指定包装(甚至分开包装),以便业务日常打单可直接读取设定资料。

自动由日常业务作业记录交易历史,并提供客户+产品、供货商+产品之交易历史查询。


产品管理

产品管理系统提供多个产品图片连接,不限行数的产品描述,并可设定描述类别,以便后续依外贸文件不同需求而印出不同产品描(e.g. 中文描

述、英文描述、主品名、详细描述、......)。

每笔产品供货商可不限家数输入,每家供货商并可有多种价格条件、币别、金额的设定。

提供产品组合关系设定,以便后续可采买子零件组装出货。

提供贸易商产品编号、客户产品编号、供货商产品编号间的互查,只要知道其中一种产品编号,即可查得另外其它所有对应产品编号。


报价管理(Quotation)

可输入 Item No.或 Customer Item No.或直接按开窗多笔选入或由别单拷贝、或由型录图片选入、或输入产品过滤条件自动写入等,用户可根

据需要选择最有效率的打单方式。

产品描述可依设定由产品基本资料、客户产品资料、最后交易历史读入,再供User 修改。

提供【精算器】,User可同时参阅产品的各供货商成本、各客户曾交易过的价格、并对FOB、C&F、CIF、...... 等各项 Price Term 间自动互相

反算。

提供【自动计算】功能,User可随时因修改币别、汇率、运费基准、佣金比例、Profit%、PriceTerm等而激活重算价格或重算Profit%的功能。


订单管理(S/C、P/I)

订单管理系统提供报价系统之完整功能,除打单方式简单外,用户可直接在订单作业做价格试算及拷贝,并可输入估价/或预计采购的供货商以

利后续采购作业及成本利润预估。

提供分批出货功能。用户可在输入订单产品时,输入 Shipping Schedule、或是根据各预计交期及港口/ 排柜总重量、或总体积 选入 / 自动加

载订单产品。

提供 Outstanding Order 的 Cancel 功能,未出货产品可更改 Schedule、数量可予以取消。

针对组装性产品,提供依不同订单当场改变组合关系的功能,并可将客户下单数量,设定部份数量下零件采购组装、部份数量整组采购出货,以

便后续自动整理应采购品项及估算成本。

订单文件之唛头打印,除了可由客户基本资料读取外,另提供创建及编辑功能,对有特殊要求的客户,可再进行调整修改。


采购管理(P/O)

提供订单(S/C)产品选择供货商作业,不论是整个产品采购、或是组装零件分别采购,系统自动整理加载应采购之产品/零件品项、及需求数量,

只要确定供货商及单价,即可自动产生采购单。

S/C 分批出货的 Shipping Schedule,可自动产生到采购单的分批交货 Schedule 中。

提供采购单的箱号重排功能,方便供货商包装外箱的唛头印制。

针对客户订单量少的产品,提供合并下单、采购建议的功能。

在采购单维护画面可查阅各产品的供货商设定价格、交易历史成本,方便议价或决定采购价。

提供订金付款作业,包括多次分批付订,均有详细记录,以利后续帐款冲销。


出货管理(Shipping)

可根据 S/C No.自动提示未出完货的产品,让用户挑选后自动写入Packing 资料中。亦可由客户的预计交期、目的港范围,自动提示未出完货

的S/C 产品,让用户挑选后自动写入 Packing 资料中,让用户输入计算机减少错误又有效率。

Packing资料提供【箱号重排】功能,用户可选择由P/O箱号读入、或每笔产品均由 CTN NO.开始排、或连续编号排箱等,甚至尾箱的箱号编法都

可选择,方便用户编排箱号、列印Packing资料。

针对分开包装、尾箱、混箱等特殊状况,Packing List 均有处理。

自动由装箱资料 Packing Item 产生/更新 Invoice Item 发票资料,确保文件及出货资料的一致性。

自动由出货资料回冲S/C已交货量、P/O已进货量、并产生客户A/R、供货商A/P 帐款、交易历史、及各角度统计资料。使用户只要进行日常作业

业,后续快速、精确的商业信息即会自动记录产生。

提供 Invoice 利润分析,除自动计算采购成本或 Commission 费用外,亦可输入相关出口费用,以计算更精确的 Invoice 利润金额或获利率。


样品管理(Sample)

提供客户索样资料输入作业,并可与Sample Invoice连接,方便依索样单号、客户、业务、供货商、样品的角度,打印未寄样提示表。

Sample Invoice可依状况决定是否产生应收帐款。

提供寄样状况表,并可统计客户、产品的寄样数量、样品费用、与接单量比较分析。


开发信件管理(Promotion)

可针对客户、潜在客户资料,过滤地区、分类、等级、经营项目、业务部门等条件,自动筛选符合寄发信件的客户。

可直接拷贝别封开发信的寄发客户名单再进一步筛选,提高工作效率。

除了自动根据欲寄发客户名单,一一打印开发信件之外,亦可直接跟报价系统整合,自动打印Price List、图片报价单、或是信件+报价单等,

满足开发客户人员的各种需求。

提供开发信邮寄客户地址卷标的打印。


信用状管理(L/C)

直接与订单(S/C)系统串联,处理 Allocate Data,以便知道本信用状是分配给哪些S/C 使用、额度是否足够。

处理Invoice的 L/C押汇 (Negotiation) 作业,充份掌握出货客户的已押汇、未押汇金额状况。


索赔数据管理(Claim)

输入索赔资料,可依状况决定是否产生对客户的应付帐款、或再向供货商索赔的应收帐款。

可依索赔单号、客户、供货商、产品、索赔原因打印索赔汇总统计报表,以利分析造成索赔的比例或状况,作为后续报价、接单、验货等的警示

参考。


追踪管理(Pending)

自动根据日常输入的订单、采购、出货资料,产生各角度(客户、业务、供货商、产品、预计交期) 的出货异常状况提示表 (Outstanding

List)。

提供订单未下采购提示表、客户订单未收到订金、L/C提示表、订单/采购单Sign Back提示表等。


会计稽核管理(A/R.A/P)

自动结转S/C及P/O订金、Invoice、Sample Invoice、Claim产生的应收/付帐款明细,协助会计人员轻松处理对帐作业 。

另外提供用户自行输入其它帐款的功能,方便用户将非贸易系统的帐款或费用,一起汇整编排到对帐单中,一次完成往来帐款的核销。

整理应收/付帐款、及已收/付款资料,每月依客户/厂商别汇总应收/付帐款对帐单及汇总表,除减少错误外且可主动核对资料,提升企业形象。

Invoice及外币采购单,可依原始币别产生应收/付帐款款项,例冲帐时可以原币冲帐,经传票连线作业转制会计传票时,并自动换算汇率为当地

币别,避免汇率误差造成的冲帐问题。


统计分析管理(M.I.S)

提供报价、订单利润分析表打印,以利主管掌握每笔交易的获利状况。

提供订单(S/C)、采购(P/O)统计表打印,可选择依客户、厂商、地区、国别、业务等各种统计角度。

提供依公司别、客户、业务、产品、客户+产品、业务+产品等多角度的年/月 S/C、Invoice统计资料,可设定业绩目标,亦可在同一查询画面同

时比较三年的业绩状况,以便了解成长的幅度或趋势。

提供依供货商、供货商+产品别等角度的年/月 P/O、出货统计资料,可设定下单目标,亦可在同一查询画面同时比较三年的实际状况。

提供各角度的统计图表(长条图、折线图、圆饼图) 查询及打印。整个贸易系统软件提供英文格式支持。